Wiele osób, w tym trudnym dla wszystkich okresie epidemii, zostało zmuszone do wykonywania pracy we własnym domu lub w innym miejscu odosobnienia. Doświadczenie to nie ominęło także zawodowych pełnomocników, którzy musieli ograniczyć dostęp do swoich kancelarii oraz do klientów. W związku z tą sytuacją może się zdarzyć, że musimy wysłać w imieniu klienta jakieś pismo, załączając do niego stosowne pełnomocnictwo. Problem w tym, że oryginał podpisanego pełnomocnictwa może znajdować się w aktach sprawy, w zamkniętej na klucz szafce znajdującej się w kancelarii i nie mamy do niego dostępu. Co możemy zrobić w takiej sytuacji?

Jeżeli jesteśmy w posiadaniu treści tego pełnomocnictwa lub mamy to szczęcie, że doskonale tę treść pamiętamy, to możemy tę treść wydrukować lub napisać odręcznie na kartce papieru. Podpis mocodawcy możemy zastąpić oświadczeniem o treści: „Na oryginale znajduje się odręczny podpis mocodawcy, pana Jana Nowaka.”, a następnie na tym dokumencie nanieść standardową klauzulę uwierzytelniającą, tj. „Za zgodność z oryginałem” lub tożsamą, oznaczyć miejscowość, datę sporządzenia klauzuli, wskazać swój tytuł zawodowy, imię i nazwisko, a na końcu złożyć własnoręczny podpis. I już.

Dla niektórych może to się wydawać dość kontrowersyjne. Jak to? To każdy radca prawny może sobie samemu wydrukować pełnomocnictwo od dowolnej osoby, potwierdzić za zgodność i już? Otóż nie. Radca prawny ani adwokat nie mogą sobie tak po prostu wydrukować pełnomocnictwo od dowolnej osoby, bo posłużenie się takim „dokumentem” będzie przestępstwem. Natomiast od profesjonalnego pełnomocnika nie można wymagać, aby ten musiał okazywać się kserokopią pełnomocnictwa, zawierającego podpis mocodawcy.

Przytoczę tu sytuację, w której radca prawny wniósł apelację, do której załączył „pełnomocnictwo”, które nie było podpisane przez mocodawcę, a jedynie zawierało dopisek tegoż radcy o treści: „Na oryginale podpis mocodawcy Jana Kowalskiego”. Dokument był opatrzony klauzulą zgodności z oryginałem i podpisem radcy prawnego.

Sąd jednak wezwał pełnomocnika do uzupełnienia braków formalnych, poprzez: „przedłożenie oryginału lub wierzytelnego odpisu pełnomocnictwa albo jego odpisu (tj. kopii podpisanego pełnomocnictwa zawierającego podpis mocodawcy) poświadczonego za zgodność w sposób określony ustawą z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych” pod – jeżącym włos na głowie rygorem – odrzucenia apelacji.

Sprawa miała miejsce jeszcze przed epidemią, a pełnomocnik oczywiście dysponował oryginałem z podpisem mocodawcy, co więcej był on pod ręką i zobowiązanie sądu można było po prostu wykonać. Mecenasa trawił jednak dylemat: wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią w 10 minut czy też odmówić, poświęcając znacznie więcej czasu na sporządzenie uzasadnienia przyczyn tej odmowy?

W pierwszym przypadku zachowanie pełnomocnika byłoby proste i skuteczne, ale świadczyłoby o pewnym przyzwoleniu na podważanie wiarygodności swojego własnego poświadczenia, a tym samym przyznanie racji sądowi, że samo poświadczenie radcy prawnego nie jest dostatecznym sposobem uwierzytelnienia pełnomocnictwa.

Drugie rozwiązanie, choć czasochłonne i – z uwagi na rygor – nieco ryzykowne, stanowiłoby jednak zamanifestowanie sprzeciwu wobec umniejszania wiarygodności poświadczenia dokonanego w przepisanej formie przez pełnomocnika będącego radcą prawnym. 
Ustawodawca nie po to przyznał prawo poświadczania podpisu wyłącznie bardzo wąskiej grupie przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, aby osoby te musiały się jakoś dodatkowo uwiarygadniać. Siłą takiego poświadczenia jest bowiem tytuł zawodowy radcy prawnego lub adwokata, którego uzyskanie wymaga nie tylko sporej wiedzy, ale także nieskazitelnego charakteru.

Powodowany troską o godność zawodu pełnomocnik, po przeprowadzeniu dogłębnej analizy zagadnienia w świetle poglądów doktryny i orzecznictwa i upewnieniu się o słuszności swego stanowiska, a tym samym wyeliminowaniu ryzyka dla klienta, zdecydował się na ambitniejsze z rozwiązań. W tym celu pochylił się nad następującymi definicjami poszczególnych terminów:

1) odpis – odzwierciedlenie treści zawartej w oryginale, może być sporządzony w dowolnej formie technicznej – np. przepisanie (odręczne, maszynowe, komputerowe), kserokopia, przedruk;

2) kopia – jedna z form odpisu, stanowiąca wierne odwzorowanie graficzne dokumentu, (np. kserokopia, przedruk, fotografia, względnie rysunek artysty pokroju pana Arinze Stanleya Egbengwu).

Obowiązek przedłożenia poświadczonego za zgodność z oryginałem odpisu – a nie kopii – pełnomocnictwa należy uznać za spełniony, jeżeli występujący w sprawie profesjonalny pełnomocnik odzwierciedli treść udzielonego mu pełnomocnictwa. Nie trzeba zatem kserować oryginału. Wystarczy wydrukować pełnomocnictwo w dwóch egzemplarzach, jeden dać klientowi do podpisania (oczywiście w naszej obecności), po czym, na drugim wydruku uczynić wzmiankę, że na oryginalne znajduje się podpis mocodawcy, co ważne – wskazując przy tym jego imię i nazwisko, a następnie poświadczyć taki dokument za zgodność z oryginałem.

Powszechna praktyka, polegająca na poświadczaniu za zgodność kserokopii oryginału, jest oczywiście prawidłowa. Sama powszechność tej praktyki nie uchyla jednak różnicy między odpisem a kopią. Bywają takie sytuacje, że pełnomocnik nie ma możliwości skserowania dokumentu (brak prądu, awaria urządzenia, opróżnienie tonera czy właśnie brak dostępu do oryginału z uwagi na przechodzenie kwarantanny). Według grupy międzynarodowych naukowców takie sytuacje najczęściej występują w ostatnim dniu terminu i to tuż przed zamknięciem poczty. Co prawda można wysłać pismo z brakiem formalnym, sąd wezwie do uzupełnienia, będzie czas na naprawę kopiarki i po sprawie. Ale po pierwsze to bardzo nieładne nadużycie, które może być początkiem postępowania dyscyplinarnego, a po drugie – któż to wie? – może za chwilę dalsze „usprawnianie sądownictwa” pójdzie w kierunku pozbawienia zawodowych pełnomocników prawa do jakichkolwiek pomyłek i braki formalne pisma złożonego przez profesjonalistę nie będą podlegały uzupełnieniu? Lepiej więc mieć w zanadrzu dodatkowe rozwiązanie. 

Do wykonania odpisu pełnomocnictwa, profesjonalnemu pełnomocnikowi wystarczy zatem przedrukowanie lub przepisanie pełnomocnictwa i uczynienie dopisku, że dokument ten jest odpisem oryginału, a na oryginalne znajduje się podpis jednoznacznie oznaczonego przez nas mocodawcy, a następnie dokument ten poświadczyć za zgodność z oryginałem w ustawowo określony sposób.

Przed upowszechnieniem się kopiarek, na odpisach dokumentów w miejscu podpisu stawiało się symbol „/–/” lub „-/-” (w zależności od tego jaką się kończyło uczelnię). Ten znak graficzny zastępował treść: „W tym miejscu znajduje się podpis”, a pod tym znakiem wpisywało się imię i nazwisko autora podpisu.

Kilka razy ktoś zapomniał o tym ważnym dopisku i ów symbol zaczął żyć własnym życiem jako zamiennik podpisu. Jednakże bez jednoznacznego stwierdzenia, że w miejscu tego symbolu znajduje się podpis określonej osoby, sam symbol niewiele znaczy. Boleśnie się o tym przekonał czytelnik premierowego wydania uzasadnienia wyroku Sądu Okręgowego w Świdnicy z dnia 20 stycznia 2015 r. w sprawie o sygn. akt: II Cz 35/15. W orzeczeniu tym sąd nie potwierdził przeświadczenia skarżącego, że samo umieszczenie obok nazwiska mocodawcy znaku „/-/” jest wystarczającym dowodem na to, że dana osoba złożyła swój podpis. Okoliczność ta musi być jednoznacznie poświadczona przez występującego w sprawie zawodowego pełnomocnika.

Pomimo tego, że w praktyce najczęstszą formą odpisu jest właśnie kopia, to w przedstawionym na wstępie kazusie, sąd pierwszej instancji podzielił argumentację pełnomocnika i pomimo niewykonania zobowiązania zgodnie z jego treścią, sąd I instancji nadał apelacji dalszy bieg, a sąd II instancji rozpoznał apelację. 

To bardzo budujące, że w gąszczu często psujących prawo przepisów, sądy aprobują znaną od wieków, a wyrażoną w Kodeksie Justyniana, zasadę, zgodnie z którą: „powaga długotrwałego obyczaju jest niemała, lecz nie aż tak wielka, by uchylać zdrowy rozsądek bądź ustawę”.

Radca prawny odczuł nie tylko ulgę, ale też satysfakcję. Można było pójść na łatwiznę, ale w tym przypadku naprawdę warto było wymusić uznanie dla poświadczenia, dokonanego przez radcę prawnego. Warto bowiem pamiętać, że praktyka kształtuje zwyczaj, a zwyczaj interpretuje prawo. Znacznie łatwiej jest pozbawić kogoś prawa, które nie jest zakorzenione w zwyczaju. Dlatego upominając się o respektowanie naszych uprawnień zawodowych, kształtujemy pewien zwyczaj. Lepiej już dziś kształtować zwyczaje niż czekać do jutra na walkę o odzyskanie zapomnianych uprawnień.

Autor publikacji jest radcą prawnym.