W dobie wszechobecnego dostępu do internetu, przy załatwianiu czynności niewymagających (z praktycznego punktu widzenia lub z innych względów) osobistego działania głównego pełnomocnika, które dodatkowo trzeba wykonać w znacznej odległości od siedziby kancelarii, korzysta się z usług podwykonawców (często aplikantów)1 Niniejsza wypowiedź oczywiście nie dotyczy przypadków – które występują równie często – gdzie osoba wykonująca czynności na podstawie udzielonej substytucji dokumentuje swoje działania i uzyskane wynagrodzenie rachunkiem do umowy zlecenia, czy fakturą. Usługi te zlecane są przecież także prawnikom posiadającym już tytuł zawodowy, którzy prowadzą działalność gospodarczą.. Tacy pełnomocnicy substytucyjni, wyznaczeni wyłącznie do podjęcia określonych czynności pozwalają zapewnić kompleksową obsługę klienta, zaoszczędzić czas i zoptymalizować koszty. Możliwości porozumienia w tym zakresie z ww. wykonawcami jest mnóstwo – chociażby za pośrednictwem mediów społecznościowych. Problem jednak w tym, że niekiedy w takich sytuacjach w ogóle nie są brane pod uwagę kwestie podatkowe oraz ZUS, co może szkodzić zarówno zleceniodawcom, jak i osobom wykonującym zlecone im usługi.
Mianowicie za wykonane czynności pełnomocnik substytucyjny otrzymuje wynagrodzenie. Bez większego znaczenia jest tu jego wartość, a liczy się sam fakt uzyskania przysporzenia majątkowego z tego tytułu. Powoduje to bowiem konieczność odprowadzenia podatku oraz składek na szeroko pojęte ubezpieczenie społeczne. W zależności od ułożenia relacji między zleceniodawcą a wykonawcą zlecenia, jak i przez wzgląd na status prawnopodatkowy tego drugiego, obowiązki w tym zakresie mogą obciążać któryś z nich.
Zleceniodawca jako płatnik podatku i ZUS
W sytuacji, w której aplikant (zleceniobiorca) nie prowadzi działalności gospodarczej należałoby przyjąć, że łączy go z głównym pełnomocnikiem stosunek zlecenia (bez znaczenia pozostaje tu forma takiego porozumienia). Skutkuje to zatem uznaniem zleceniodawcy (zakładam, że ten działa jako przedsiębiorca) za płatnika i na gruncie podatku dochodowego (zob. art. 41 ustawy o PIT2 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032 ze zm.)) i na gruncie ubezpieczeń społecznych (zob. art. 4 pkt 2 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 4 i art. 8 ust. 2a usus)3 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 963 ze zm.).
Oczywiście obowiązek obliczenia, pobrania oraz odprowadzenia wskazanych należności publicznoprawnych występuje obiektywnie, niezależnie od stanu wiedzy stron, czy ewentualnego stopnia ich zawinienia (jego braku) przy realizacji tych czynności. Co więcej w przypadku zaniechania w tym zakresie zleceniodawca (płatnik) ponosi co do zasady odpowiedzialność swoim majątkiem oraz względnie odpowiedzialność karną i karnoskarbową (zob. m.in. art. 30 Ordynacji podatkowej4 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201 ze zm.), art. 17, 23, 24, 98 usus, art. 77 i 78 kks5 Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2016 r., poz. 213 ze zm.)).
Zleceniobiorca a działalność gospodarcza
Jeszcze ciekawsza jest kwestia sposobu rozliczania się aplikanta z uzyskanego wynagrodzenia w w/w okolicznościach. Podkreślam przy tym, że niniejsza wypowiedź odnosi się do osób działających samodzielnie – tj. niebędących reprezentantami innego podmiotu (np. kancelarii, w której są zatrudnione), a także niebędących zarejestrowanymi przedsiębiorcami.
Mianowicie w przypadku działania na podstawie stosunku zlecenia, osoby te powinny być rozliczane podatkowo przez płatnika, o czym mowa powyżej. Można zatem stwierdzić, że rozliczenie podatku z tego tytułu to nie ich problem. Jednak nie do końca.
Nie jest bowiem wykluczone, że na gruncie ustaw podatkowych wykonujący zlecenie mogą zostać uznani za przedsiębiorców (nawet jeśli formalnie nie są zarejestrowani w CEIDG i zgłoszeni jako podatnicy VAT czynni). Status przedsiębiorcy na gruncie ustaw podatkowych uzależniony jest od istnienia obiektywnych okoliczności, a nie od formalnej rejestracji działalności. Dlatego, jeśli aplikant wykonuje podobne czynności jako pełnomocnik substytucyjny wielokrotnie, mając przy tym różnych zleceniodawców, (być może dodatkowo) reklamuje się w sieci, może być uznany za prowadzącego działalność gospodarczą (zob. art. 5a pkt 6 oraz art. 5b ustawy o PIT). Ponadto może być też potraktowany jako podatnik VAT (zob. art. 15 ustawy o VAT) i to bez możliwości skorzystania ze zwolnienia podmiotowego (art. 113 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy o VAT). Skutkiem tego byłaby konieczność samodzielnego dokumentowania uzyskanego wynagrodzenia i wykonanych usług oraz rozliczenia się z podatków/ZUS pod rygorem odpowiedzialności podatkowej oraz karnoskarbowej.
Mając na uwadze powyższe, korzystając z odpłatnych usług pełnomocnika substytucyjnego z pewnością można zyskać. Jednak zlecając wykonanie określonych prac warto pamiętać o kwestiach podatkowych, które się z tym wiążą. Przeanalizować swój sposób działania powinni także przyjmujący zlecenia w takim zakresie. Zlekceważenie tych zagadnień może przysporzyć zupełnie zbędnych komplikacji.
