Nie jest tajemnicą, że zaufany podmiot świadczący usługi księgowe, to niezbędny partner w działalności każdego przedsiębiorcy. Współpraca na tym polu nie zawsze układa się jednak tak jak byśmy to sobie wyobrażali. Przyczyny takiego stanu oczywiście mogą być przeróżne. Z pewnością jednak napięcia występują w sytuacjach, w których księgowość kwestionuje u swojego klienta możliwości zaliczenia określonego, udokumentowanego wydatku do jego kosztów podatkowych.
1. KUP – definicja
Koszty uzyskania przychodów (dalej: KUP) definiowane są wprost w ramach art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa). Czytamy tam, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.
Na tej podstawie uznaje się, że aby określony wydatek mógł stanowić koszt podatkowy, łącznie muszą zostać spełnione następujące warunki (a contratio brak któregokolwiek z nich niweczy możliwość zaliczenia wydatku do KUP), mianowicie:
- związek (przyczynowo skutkowy) wydatku z prowadzoną działalnością;
- określony cel poniesienia wydatku (osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów);
- właściwe udokumentowanie wydatku (przeważnie to faktura);
- brak ujęcia w katalogu wydatków (art. 23 ustawy), które z mocy ustawy nie stanowią KUP.
Wskazana definicja w zasadzie nie ogranicza możliwości zaliczania do KUP wydatków przez wzgląd na jego przedmiot. Należy zaznaczyć, że nawet w działalności prawniczej, obiektywne potrzeby poszczególnych przedsiębiorców mogą być bardzo różne. Dlatego też pomimo kosztów, które występują w zasadzie w ramach każdej kancelarii (np. składki na samorząd zawodowy, ubezpieczenie OC, wydatki na szkolenia zawodowe), mogą pojawiać się także niestandardowe, co zawsze powinno skutkować ich indywidualną oceną przez pryzmat art. 22 ustawy.
2. Katalog wydatków niestanowiących KUP
Wyliczenie z art. 23 ust. 1 ustawy to ponad 60 punktów. Nie można jednak stwierdzić, że w tym zakresie ustawodawca szczególnie uprzykrzył życie prawnikom. Wskazane przepisy nie dotyczą zasadniczo czynności podejmowanych w ramach branży prawniczej.
To jednak nie katalog wydatków wykluczonych z mocy prawa z KUP budzi najwięcej wątpliwości w praktyce. Te objawiają się bowiem najczęściej (zresztą jak u wszystkich przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) jako brak przeznaczenia wydatku wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej, tzw. wydatek osobisty. Zdarzają się sytuacje, w których podmiot obsługujący księgowo podatnika odmawia zaksięgowania określonego wydatku, argumentując takie działania właśnie brakiem związku wydatku z prowadzoną działalnością (np. telewizor, odtwarzacz blu ray, bagażnik na samochód, etc.).
Czy jednak ma on takie kompetencje? W mojej opinii nie.
Przede wszystkim nie można wszystkich mierzyć jedną miarą. Niektórzy prawnicy w kancelarii będą potrzebowali np. 5 telewizorów, służących za monitory dla pracowników, wyposażenie sali konferencyjnej czy sekretariatu; Playstation jako elementu wyposażenia pracowniczego chill room’u. Dla innych takie wydatki będą z kolei zbędne. Dlatego też podmiot obsługujący kancelarię księgowo w zasadzie nie ma możliwość niewpisania w KUP wydatków, na które wskazuje jego klient (prawnik), jako związanych tylko z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem. Oczywiście księgowość może sugerować, że dane koszty biznesu mogą być kwestionowane przez fiskusa jako poniesione bez związku z prowadzoną działalnością. Jednak w sytuacji, w której uzyska oświadczenie swojego klienta o przeznaczeniu wydatku tylko na cele działalności, nie ma innego wyjścia, jak ująć go w KUP.
3. Samodeklaracja
Pamiętajmy, że przecież rozliczanie zobowiązań podatkowych następuje w ramach tzw. samodeklaracji. Oznacza to, że podatnik samodzielnie oblicza i deklaruje (np. korzystając z usług księgowych) swoje zobowiązanie publiczne. Tym samym, na nikim innym, a wyłącznie na nim – w przypadku zakwestionowania takiej samodeklaracji przez fiskusa – będzie spoczywał ciężar dowodu w zakresie wykazania wykorzystania określonego wydatku na cele prowadzonej działalności. To tylko przedsiębiorca posiada źródłową wiedzę co do przydatności w ramach działalności nabywanych składników majątku. Podmiot świadczący usługi księgowe zobowiązany jest natomiast wyłącznie do oceny poprawności formalnej (a nie materialnej) dostarczanych mu dokumentów, co najczęściej potwierdzone jest w ramach umowy na usługi księgowe.
Podsumowanie
Biuro księgowe przy rozliczaniu KUP w zasadzie dokonuje tylko oceny formalnej dostarczanych mu dokumentów (tj. czy posiadają wszelkie elementy wymagane prawem). Nie posiada według mnie uprawnień do kwestionowania związku wydatku z prowadzoną działalnością, tym bardziej w sytuacji, w której taki związek deklaruje sam podatnik.
