Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – czyli tzw. ePUAP to narzędzie elektroniczne,
które już kilka lat temu weszło na stałe do codziennej praktyki doradcy podatkowego w Polsce.
W tym tekście chciałbym przybliżyć praktyczne i prawne aspekty stosowania platformy ePUAP
w kontaktach z organami podatkowymi oraz sądami administracyjnymi. 

Tytułem wprowadzenia, a jednocześnie wstępnego przybliżenia czym jest Platforma ePUAP – wskazać można, że jest to system do przesyłania wiadomości elektronicznych pomiędzy organami administracji publicznej a obywatelami, lub szerzej podmiotami prywatnymi (niepublicznymi). Czyli za pomocą ePUAP można wysłać „oficjalną” wiadomość do „urzędu”, jak również właściwy organ ma możliwość przesłać pismo w formie elektronicznej do obywatela. W odróżnieniu od wysyłki pisma „zwykłym” e-mailem, platforma ePUAP daje „oficjalne” potwierdzenie, że przesyłka została wysłana przez nadawca oraz odpowiednio odebrana przez adresata. Wynika to z faktu, iż wszystkie operacje na tej platformie mają miejsce w jednym systemie, za który aktualnie odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji. Przesyłanie korespondencji przez ePUAP można zatem przyrównać do wysyłania i odbierania elektronicznych listów poleconych, tylko w miejsce tradycyjnej Poczty Polskiej, pojawia się również „trącająca myszką” państwowa platforma elektroniczna. 

Co istotne, aby korzystać z systemu ePUAP należy się zawczasu zarejestrować i uzyskać konto w systemie. Dostęp do systemu uzyskuje się zatem po założeniu tzw. Profilu Zaufanego, którym można otworzyć przez system elektroniczny banku, z którego usług się korzysta lub przykładowo podczas wizyty w wyznaczonym urzędzie. Jest to konieczne, aby potwierdzić tożsamość danego użytkownika. 

Jak czytamy na stronie https://www.gov.pl/web/gov/warunki-korzystania: Elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) oraz konto Mój Gov to system teleinformatyczny, którego funkcjonowanie, zgodnie z ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 z późn. zm.) zapewnia minister właściwy do spraw informatyzacji. Dodatkowo, należy wskazać, że zakres i warunki korzystania z ePUAP, w szczególności zasady zakładania kont oraz nabycia funkcjonalności podmiotu publicznego, uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 5 października 2016 r. w sprawie zakresu i warunków korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (Dz.U. z 2017 r., poz. 1626). Jeśli natomiast chodzi o zasady korzystania z Profilu zaufanego, to uregulowane zostały w Rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 10 września 2018 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (Dz.U. 2018 r. poz. 1760).

Stosowanie platformy ePUAP chciałbym przedstawić na przykładzie dwóch ustaw „procesowych”, które doradca podatkowy najczęściej stosuje w swojej praktyce – czyli Ordynacji podatkowej (dalej również: „OP”) oraz Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (dalej również: „Ppsa”). 

Terminy doręczeń

Ordynacja podatkowa reguluje m.in. terminy doręczeń dla procedur podatkowych. Art. 12 § 6 pkt 1 stanowi, że termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 569 i 1002), zwany dalej „adresem do doręczeń elektronicznych”, do organu podatkowego, a nadawca otrzymał dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 tej ustawy. 

Takim adresem do doręczeń elektronicznych jest, co do zasady, adres na platformie ePUAP. Spełnia bowiem zarówno pierwszą cześć definicji (jest adresem elektronicznym), jak i system ten stosowny generuje dowód otrzymania – czyli urzędowe potwierdzenie doręczenie (UPD). 

Zgodnie natomiast z art. 12b § 2 Ppsa w postępowaniu dokumenty elektroniczne wnosi się do sądu administracyjnego przez elektroniczną »
» skrzynkę podawczą, a sąd doręcza takie dokumenty stronom za pomocą środków komunikacji elektronicznej na warunkach określonych w art. 74a.

Pomijając zatem okresy wyłączeń serwisowych (o których administratorzy mogliby jednak lepiej informować użytkowników) oraz okresy przeciążenia systemu – platforma ePUAP jest taką 24-godzinną pocztą – przez którą bez kolejki do okienka można wysłać pismo do organu podatkowego lub sądu administracyjnego. Jest to zatem praktyczne rozwiązanie, gdyż możliwe jest nadanie pisma przykładowo po godzinach zamknięcia tradycyjnej poczty lub też podczas wyjazdu. Ciekawostką jest jednak to, że zalogowanie do platformy ePUAP nie jest jednak możliwe z części bardziej odległych destynacji. Warto zatem przed wyjazdem sprawdzić, czy z docelowej destynacji będzie można zalogować się do systemu, czy ewentualnie trzeba korzystać z tzw. VPN-a. 

Z tematem doręczeń, związany jest również art. 144a § 2 OP, który stanowi, że w przypadku doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych dzień doręczenia ustala się zgodnie z przepisami art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. W tym przypadku następuje zatem odesłanie do przepisów odrębnej ustawy o doręczeniach elektronicznych. 

Zgodnie ze wskazanym art. 42 w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: (1) odebrania korespondencji – w przypadku odebraniu korespondencji przez podmiot niepubliczny, (2) wpłynięcia korespondencji – w przypadku odebraniu korespondencji przez podmiot publiczny. Czyli dla podmiotu niepublicznego – ważna jest data odbioru, a dla podmiotu publicznego (organu) sam wpływ pisma. 

Najciekawszym jest jednak zapis ust. 2 wskazanego art. 42 ustawy o doręczeniach elektronicznych – otóż w przypadku, gdy upłynął termin 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego i jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu – to korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.

Dla przykładu zatem – jeżeli list został wysłany tradycyjnym listem poleconym i nie został odebrany przez adresata w terminie 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia (tzw. awizo), to pismo uznaje się za doręczone z upływem tego 14 dnia. Dla odróżnienia w sytuacji przesłania dokumentu elektronicznego przez system ePUAP i nie odebrania go w tym systemie przez adresata w terminie 14 dni od daty jego wpływu – pismo takie będzie również uważane za doręczone – ale doręczenie nastąpi z dniem 15, licząc od dnia wpłynięcia dokumentu na adres ePUAP. 

Adresat „uzyskuje” zatem 1 dzień więcej na przygotowanie odwołania, zażalenia lub innego terminowego pisma. Co więcej, po upływie 14-dniowego terminu na odbiór – w systemie ePUAP – nieodebrane pismo „ląduje” na skrzynce ePUAP-owej adresata i ma on możliwość zapoznania się z jego treścią, a nie tak jak w przypadku „tradycyjnego” listu poleconego wraca do nadawcy. Jest to rozwiązanie, które należy pochwalić, gdyż z punktu widzenia obywatela – który np. na skutek choroby lub innych okoliczności (np. technicznych) nie miał możliwości odbioru korespondencji – po ustaniu tych okoliczności będzie mógł zapoznać się z treścią otrzymanych pism z poziomi platformy ePUAP, bez potrzeby wizyty w organie podatkowym. 

W odniesieniu do przepisów Ppsa, wskazać należy, że brzmienie przepisów jest zbliżone do tych z Ordynacji podatkowej, lecz w tym przypadku ustawodawca nie zawarł już odwołania do odrębnej ustawy o doręczeniach elektronicznych, lecz właściwe zapisy umieścił w art. 74a Ppsa. Sytuacja braku odbioru pisma uregulowana została w art. 74a § 8 Ppsa, zgodnie z którym w przypadku nieodebrania pisma, doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. W tym miejscu należy wskazać, na dwa kluczowe sformułowania, otóż przepis nakazuje liczenie 14 dni już od daty pierwszego zawiadomienia, a termin doręczenia zastępczego następuje po upływie tych 14 dni. W efekcie w przypadku Ppsa doręczenia zastępcze są tożsame – tradycyjne i elektronicznie i obowiązuje dla nich 14-dniowy termin, a zatem inaczej niż w przypadku Ordynacji podatkowej. 

Sposoby doręczeń

Wprowadzenie doręczeń elektronicznych do Ordynacji podatkowej wpłynęło również na sam sposób doręczania doradcom podatkowym – jako profesjonalnym pełnomocnikom – korespondencji przez organy podatkowe. Zmiana ta dotyczy również adwokatów i radców prawnych. Otóż zgodnie z art. 144 § 5 Op doręczanie pism pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym oraz organom administracji publicznej następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego. Pełnomocnik profesjonalny powinien zatem w relacjach z organem posługiwać się adresem elektronicznym albo odbierać korespondencję w siedzibie organu. Uzupełnieniem powyższych regulacji jest zapis art. 138c § 1 Op, którym wśród elementów pełnomocnictwa wskazuje m.in., że adwokat, radca prawny lub doradca podatkowy wskazuje adres do doręczeń elektronicznych. W praktyce nadal można się spotkać z sytuacją, gdy profesjonalny pełnomocnik nie poda organowi swojego adresu elektronicznego – jednak jest to coraz mniej spotykana sytuacja. 

Uwierzytelnienie dokumentów

Ważnym zagadnienie jest również przesyłanie załączników do samego dokumentu elektronicznego – czy to dowodów czy też pełnomocnictw. Jak wskazuje art. 194a § 2a OP, jeżeli odpis dokumentu został sporządzony w postaci elektronicznej, poświadczenia jego zgodności z oryginałem, o którym mowa w § 2, dokonuje się przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego. 

Należy zatem pamiętać, aby załączając skan dokumentu (dowodu, pełnomocnictwa) – podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. 

Analogicznie wskazują przepisy Ppsa – gdzie art. 37 § 1a stanowi, że jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia, o którym mowa w § 1, dokonuje się z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego.

Co istotne przepis art. 37a Ppsa dopuszcza udzielenie pełnomocnictwa bezpośrednio w formie elektronicznej, jeśli jest ono podpisane przez mocodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Skarga do WSA, skarga kasacyjna do NSA

Przepisy Ppsa przewidują również możliwość składania skarg oraz skarg kasacyjnych do sądów administracyjnych w formie elektronicznej – czyli właśnie za pomocą platformy ePUAP. Jak stanowi art. 46 § 2a Ppsa, w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. 

Co ważne na tle powołanego przepisu, NSA już zmuszony był wydać swoją uchwałę, w której uznał, że skargę stanowiącą załącznik do formularza pisma ogólnego, podpisanego podpisem zaufanym, przesłanego przez platformę ePUAP, należy uznać za podpisaną jedynie wówczas, gdy została odrębnie podpisana podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (uchwała z 6.12.2021 r., sygn. akt I FPS 2/21).

Uchwała ta ma związek z praktycznym sposobem składania dokumentów przez ePUAP. Otóż składając pismo przez ePUAP – najczęściej korzystamy z tzw. formularza ogólnego – który w istocie stanowi rodzaj pisma przewodniego, do którego załącza się właściwy dokument – np. skargę czy odwołanie. Do takiego pisma często załącza się również inne dokumenty – odpis pełnomocnictwa, potwierdzenia uiszczenia opłat, dowody, odpisy z KRS, itp. Takie pismo przewodnie powinno również zostać podpisane. Wątpliwości składów orzeczniczych budził natomiast fakt, czy samo podpisanie takiego „pisma przewodniego” (czyli formularza ogólnego) należy uznać za podpisanie skargi, czy też skarga powinna zostać podpisana odrębnie (np. jako podpis skargi w formie pliku PDF). Finalnie, „zwyciężyła” koncepcja, że skarga jako odrębny dokument od pisma przewodniego powinna zostać opatrzona podpisem podmiotu uprawnionego do jej wniesienia. 

Dodatkowo warto wskazać, że przy wnoszeniu skarg oraz innych dokumentów w formie elektronicznej do sądów administracyjnych – zgodnie z art. 47 § 3 Ppsa nie ma potrzeby dołączać odrębnie odpisów tych dokumentów (np. odpisu skargi), jak również nie ma potrzeby przygotowywać odpisów załączników. Wystarczy zatem przygotować jeden egzemplarz pisma głównego oraz załączników do niego. 

Podsumowanie

Reasumując, na chwilę obecną korzystanie z platformy ePUAP weszło na stałe do praktyki doradcy podatkowego w Polsce. Wprowadzenie przepisów zarówno w Ordynacji podatkowej, jak i w Ppsa, stworzyło ramy prawne funkcjonowania tego systemu. W przeważającej części stanowi ona praktyczną pomoc w codziennej korespondencji z organu podatkowymi oraz sądami administracyjnymi. Elementy, które mogłyby zostać poprawione w platformie ePUAP, to przede wszystkim większa przewidywalność przerw serwisowych oraz większa elastyczność formularzy, a także poprawiona czytelność interfejsu i wyszukiwania starszych wiadomości.