Być może jestem w tym osamotniona, ale moja szuflada biurka w kancelarii pełna jest karteczek – w każdej możliwej wersji – zarówno tych żółtych, samoprzylepnych, jak i zwykłych kartek z drukarki. Łączy je jedno – wszystkie są zapisane.
Niestety, tych, które mogę z czystym sumieniem wyrzucić, niejako potwierdzając, że naniesione na niej zadania są wykonane, jest wciąż mniej, niż bym sobie tego życzyła. Dzielę kartki na te na teraz, te na później i te na później później. Oczywiście – są kalendarze, są notatniki w telefonie i one też spełniają swoje funkcje, ale co karteczka z zadaniem, to karteczka.
Różnego rodzaju zadania, szczególnie te, które nie są określone terminem wyznaczonym przez sąd, muszę mieć zapisane i trzymać je w pobliżu biurka. W związku z tym, że wszelkie nowelizacje, szczególnie te kpc, w moim mniemaniu pracy nam dokładają, aniżeli ją ułatwiają, zadań i kwestii do zapamiętania jest więcej i więcej. Zdecydowanie niegdysiejsza metoda z wiązaniem supełków przy każdej sprawie, o której trzeba pamiętać, nie zdałaby egzaminu. Nosiłabym za sobą długi i gruby sznur.
Ale do rzeczy. W związku z tym, że kilka lat temu dałam się przekonać, że czytanie książki może sprawić nadal ogromną radość, nawet gdy nie jest papierowa i pokochałam swojego kindle’a miłością ogromną, postanowiłam także pod względem zawodowym wprowadzić nieco nowoczesności. Dostępnych na rynku programów do obsługi kancelarii jest wiele. Wybór nie jest prosty, ale na pewno każdy znajdzie odpowiednie oprogramowanie dla siebie. Jednak to nie o wskazanie konkretnego programu chodzi, a o to życie po wprowadzeniu owej nowoczesności do kancelarii. Nie będę zakłamywać rzeczywistości – przez pierwszy tydzień liczba nowych karteczek przybywała w dotychczasowym tempie. Ba, okazało się nawet, że w zasadzie to tej pracy jest więcej, bo trzeba te nowe sprawy wpisywać, klientów szkolić i uzupełniać sumiennie wszystkie informacje. Tu chylę czoła moim wspaniałym pomocnikom!
Ale ponownie, do rzeczy. Minął tydzień. Wpływa do klienta ogromny pozew. Załączników jest ponad 4 kilogramy – tak, przy tej ilości klient go po prostu zważył. Człowiek przyzwyczajony do rzeczywistości prostej i nieogarniający do końca wszystkich dysków, dropboxów i innych tego typu nowoczesności męczy się dwa dni, bo to jeszcze zabezpieczenia u klienta i inne tego typu kwestie skutecznie utrudniają zapoznanie się z załącznikami. Finalnie udaje się. Jednakże po kilku dniach nachodzi refleksja. Po co te długie dyskusje z informatykami, zdejmowanie zabezpieczeń, skoro przecież wybraliśmy program, w którym klient może bezpośrednio, do tegoż programu wrzucić wszystkie potrzebne dokumenty i będą one dla nas dostępne i zapisane w folderze danej sprawy. No nie wiadomo. Mijają kolejne dni – kartki wciąż się mnożą. Tym razem tworzę kartkę „niepilne, jak będzie trochę więcej czasu, ale też nie później niż za miesiąc” i dociera do mnie, że przecież to też mogę zrobić w sposób nowoczesny – zadanie będzie „wisieć”, dopóki go nie odznaczę.
Po czasie okazuje się, że i w domu można sprawdzić akta sprawy, zweryfikować terminy, a i klient usatysfakcjonowany jest, bo może sobie wszystko sam ze swojego domu na bieżąco kontrolować i nie musi co kilka dni do mecenasa dzwonić z pytaniem, czy aby na pewno nic w mojej sprawie nie wpłynęło. Najtrudniejsze w tym wszystkim jest to, żeby przyzwyczaić się do udogodnień, które są nam dane i umieć je w pełni wykorzystać. Nawet jak mózg wciąż podpowiada, że co papier, to jednak papier.
PS Ostatnie co mnie przekonało do tej całej elektronizacji i unowocześniania mojej codziennej pracy jest to, że w programie też są żółte karteczki – tyle, że elektroniczne.
