Część społeczeństwa pozostaje w błędnym przekonaniu, że prawnicy jako przedstawiciele określonej grupy zawodowej nie rozliczają się z fiskusem we właściwy sposób ze swoich przychodów. Między innymi właśnie dlatego począwszy od 1 stycznia 2015 r. wprowadzono obowiązek instalacji kasy rejestrującej (tzw. fiskalnej) praktycznie w każdej kancelarii. Niestety przedsiębiorcy niechętnie i z pewnymi obawami podchodzą do wymogów używania tego urządzenia. Dotychczasowa praktyka pokazuje, że zupełnie niepotrzebnie. Instalacja i obsługa kasy nie jest taka kłopotliwa, jak mogłoby się to początkowo wydawać.
Kto musi zainstalować kasę?
W oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2016 r., poz. 1215 ze zm.), każdy prawnik, niekoniecznie posiadający tytuł zawodowy – z wyłączeniem notariuszy i komorników – świadcząc usługę prawną (w ramach prowadzonej działalności gospodarczej) na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności (dalej: „klient prywatny”), musi posiadać kasę rejestrującą. Nie ma przy tym znaczenia, czy takich klientów będzie obsługiwał codziennie, czy też bardzo sporadycznie.
Kasy nie muszą instalować prawnicy obsługujący co prawda klientów prywatnych, ale działając na zlecenie innych podmiotów – np. kancelarii, z którymi współpracują. Taka sama uwaga odnosi się do osób reprezentujących klientów prywatnych z urzędu, w ramach prawa pomocy.
Kiedy instalować?
Przepisy rozporządzenia w zasadzie nie pozostawiają prawnikom możliwości prowadzenia działalności bez kasy rejestrującej. Nie ma przy tym znaczenia wysokość uzyskiwanych przychodów, ilość obsługiwanych klientów prywatnych, czy wielkość kancelarii.
Moment, w którym urządzenie powinno zostać zakupione, zgłoszone do organu podatkowego oraz zafiskalizowane jest wyznaczany w oparciu o datę obsługi pierwszego klienta prywatnego. Przepisy określają, że kasa powinna być gotowa do użytku nie później, niż w ciągu dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wykonano pierwszą taką usługę. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby kasa została zainstalowana w kancelarii jeszcze przed tą datą.
Kogo trzeba informować o instalacji urządzenia?
O terminie, miejscu instalacji kasy trzeba powiadomić naczelnika urzędu skarbowego – wzory zawiadomień określone są przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r., poz. 363 ze zm.). Zgłoszenie to powinno być dokonane jeszcze przed instalacją kasy. Fiskalizacji (czyli faktycznie jej uruchomienia) kasy dokonuje i zgłasza do urzędu skarbowego serwisant urządzenia – najczęściej podmiot, u którego je nabywamy.
Ile kosztuje urządzenie?
Kasa rejestrująca, która z powodzeniem może być stosowana w kancelarii to wydatek rzędu 1.200 zł brutto. Sporo. Warto jednak zwrócić uwagę, że w ramach wskazanej kwoty około 200 zł to VAT, który każdy prawnik prowadzący działalność może odliczyć. Kolejna preferencja to możliwość zaliczenia kwoty netto zakupu kasy (w przywołanym przypadku to około 1.000 zł netto) jako koszty prowadzenia działalności. Tu zatem oszczędzamy kolejne (około) 180 zł na podatku dochodowym. Dodatkowo (art. 111 ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 200 r. o podatku od towarów i usług; Dz. U. z 2016 r., poz. 710 ze zm.) możemy skorzystać z ulgi na zakup kasy (ulga nie dotyczy sytuacji, w których kasa w kancelarii jest wymieniana na nową) w wysokości 700 zł, która pomniejszy VAT odprowadzany do urzędu (ulga wynosi 90% ceny netto zakupu kasy, nie więcej niż 700 zł).
Wykorzystując te powszechnie znane mechanizmy okazuje się, że finalnie na zakup urządzenia wydajemy maksymalnie kilkaset złotych. To wydatek, który można zaakceptować.
Zasady dokumentowania sprzedaży.
Reguła jest bardzo prosta. Dokonujesz sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, albo na rzecz rolnika ryczałtowego, ZAWSZE wystawiasz paragon z kasy rejestrującej. Taki klient oczywiście może (po otrzymaniu paragonu) zażądać również wystawienia mu faktury. Wówczas odbiera się wydany mu oryginał paragonu, wystawia fakturę, a paragon doczepia do kopii faktury przekazywanej przez prawnika do rozliczeń księgowych.
Natomiast w przypadku dokonywania sprzedaży usług prawnych na rzecz przedsiębiorców albo innych podmiotów – spoza kręgu w/w – transakcja ta ZAWSZE powinna być udokumentowana fakturą.
Podsumowanie
Oczywiście nie można twierdzić, że funkcjonowanie kasy fiskalnej w kancelarii nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi obowiązkami (wydawanie paragonów, drukowanie raportów przekazywanych do księgowości, serwis urządzenia, etc.). Niemniej jednak czynności, które trzeba wykonywać posiadając to urządzenie nie są ani skomplikowane, ani faktycznie uciążliwe.
