Dokonując zmian przepisów o doręczeniach w postępowaniu cywilnym wypadałoby czynić to w sposób na tyle przemyślany i niespieszny, aby nie doprowadzać uczestników postępowania do imposybilizmu informatycznego. Kodeksowa regulacja doręczeń ma charakter techniczny, nie odnosi się do istoty postępowania cywilnego, nie ma w niej poezji, jednak jej znaczenie jest nie do przecenienia, przecież od skuteczności doręczenia zależy początek biegu terminu procesowego, także ocena naruszenia prawa strony do działania, co może skutkować nieważnością postepowania.

Prawidłowość doręczeń wpływa na szybkość postępowania, zatem na skuteczność ochrony prawnej, realizuje także zasadę jawności i równouprawnienia stron. Konieczne jest zatem sformalizowane podejście do omawianej kwestii. 

Ustawą z 28 maja 2021 roku o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r., poz. 1090) dodano do ustawy z 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 roku, poz. 1842 z póź. zm., dalej ustawa Covid-19) art. 15zzs⁹, obowiązujący od 3 lipca 2021 roku, którego treść normatywna sprowadza się do dokonywania doręczeń pełnomocnikom zawodowym oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej przez umieszczenie treści pism sądowych w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism, w funkcjonującym od lat Portalu Informacyjnym. Ustawa weszła w życie po 14 dniach od ogłoszenia i była zaskoczeniem dla wszystkich, w szczególności dla władzy wykonawczej, która nie zdążyła dostosować narzędzi informatycznych stosowanych przez sądy i pełnomocników zawodowych.

Informatyzacja postępowania cywilnego jest, choć w naszych warunkach powinna być, naturalną konsekwencją rozwoju technik komunikacji i wywołanych tym procesem zmian w sposobie porozumiewania się ludzi, również na płaszczyźnie państwo – obywatel. Wielkie zmiany czekają także postępowanie cywilne, informatyzacja postępowania rozpoznawczego w zasadzie zakończyła się wprowadzeniem elektronicznego postępowania upominawczego i nagrywaniem rozpraw, a dalszych zmian nie widać, choćby zmierzających do digitalizacji akt sądowych dostępnych online dla stron i pełnomocników. Zabieg taki powinien być połączony ze składaniem pism procesowych w formie elektronicznej oraz stworzeniem narzędzi dla sądu i stron umożliwiających przeglądanie i przeszukiwanie tak złożonych dokumentów elektronicznych. Pozytywną pozostałością postpandemiczną będą rozprawy zdalne, oszczędzające czas i pieniądze wszystkich uczestników, w tym sądu. Doręczenia elektroniczne są więc rozwiązaniem, które musiało się pojawić wcześniej, niż w terminie planowanym ustawą o doręczeniach elektronicznych, której termin wejścia w życie w odniesieniu do postępowania cywilnego jest wciąż przedłużany. Owa naturalność informatyzacji postepowania cywilnego oznacza, że doręczenia wprowadzone ustawą, która ma być tymczasowa, nie będą miały charakteru tymczasowego. Z natury swojej stanowią podstawową kategorię zabezpieczającą interesy stron, decydują o ważnym przebiegu postępowania, więc powinny być zamieszczone w Kodeksie postępowania cywilnego, a nie w ustawie, której istnienie jest przecież ograniczone końcem pandemii. Chyba że doręczenia przez portal będą miały charakter epizodyczny, a wraz ze stworzeniem innego narzędzia informatycznego doczekamy się zmian w Kodeksie postępowania cywilnego, w ustawie, która powinna regulować sposób doręczeń.

Wobec dotychczasowego bezwładu informatycznego postępowania rozpoznawczego 14-dniowe vacatio legis dla niezwykle istotnych regulacji z punktu widzenia zupełnie elementarnych zasad procesu cywilnego, przy braku dostosowania narzędzi informatycznych jest nieporozumieniem, tym bardziej, że zmiany wprowadzono, kiedy „koronawirus jest w odwrocie”. 

Zbędny pośpiech

Portal Informacyjny gromadzi dokumenty zamieszczone w sądowym systemie repetytoryjno-biurowym (programie kancelaryjnym, biurowym, używanym w sądzie, Sędzia 2 albo Sawa – Currenda), które zostały przeznaczone do publikacji (zamieszczenia). Sędziowie i pracownicy sekretariatów tworzą w programie kancelaryjnym pliki tekstowe, dokumenty (orzeczenia, zarządzenia, postanowienia, pisma przewodnie sekretariatu, notatki), które następnie, najczęściej w nocy, w zdecydowanej większości (przeznaczonej do publikacji) są ściągane do Portalu Informacyjnego. Dokumenty te mogą, ale nie muszą, mieć znaczenie dla przebiegu postępowania i tu dochodzimy do sedna problemu. Spośród dziesiątek albo i setek dokumentów pochodzących z programu kancelaryjnego sądu, a przeniesionych do Portalu Informacyjnego na konto pełnomocnika, jedynie część została zamieszona celem doręczenia. Portal Informacyjny powinien umożliwiać selekcję dokumentów, a najlepiej zamieszczanie ich w odrębnym miejscu na stronie internetowej. Chaos informacyjny, charakteryzujący inne aspekty życia, wkradł się do doręczeń pełnomocnikom. Sekretariatom nie pozostaje nic innego, jak odpowiednio oznaczać pliki (dokumenty) jako przeznaczone do doręczenia przez Portal Informacyjny, co ułatwi ich identyfikację przez pełnomocników. Wprowadzoną dobrą praktyką (pismo Pani Prezes Sądu Apelacyjnego w Szczecinie) jest odpowiednie oznaczenie pliku oraz stworzenie jednego dokumentu z pismem przewodnim. Wymaga tego standard komunikacji sądu ze stronami. Zmianę sposobu doręczeń należało jednak wprowadzić już po dostosowaniu Portalu Informacyjnego, stworzeniu zakładki na doręczane pisma sądowe. 

Podobnie, z punktu widzenia systemu kancelaryjnego stosowanego w sądach, widać nieracjonalny pośpiech. Dane o doręczeniach z portalu nie pojawiają się automatycznie w programie biurowym sądu, sędzia nie ma możliwości odczytu z systemu, w jakiej dacie pełnomocnik, kolokwialnie ujmując, kliknął na pismo, co skutkowało jego doręczeniem. Informacja tego rodzaju jest dostępna w Portalu Informacyjnym, po zalogowaniu przez pracownika sekretariatu, który drukuje dowody doręczeń i dołącza do akt sprawy i może ręcznie wprowadzić informację do sytemu kancelaryjnego sądu. Wystarczyło poczekać i zmienić program biurowy, aby informacja o doręczeniu była w nim widoczna. Krótkie vacatio legis to problemy informatyczne dla pełnomocników oraz sądu i niepotrzebne stwarzanie ryzyka popełnienia błędów przez wszystkich uczestników postępowania.

Zbędne problemy z procedurą

Ryzyko błędów w procedowaniu potęguje rozwiązanie konfliktu między doręczeniem tradycyjnym i przez Portal Informacyjny. Niepotrzebne mnożenie problemów proceduralnych wynika tylko ze zbędnego pośpiechu ustawodawcy, zbyt krótkiego vacatio legis. 

Wątpliwości budzą aspekty temporalne, od 3 lipca 2021 roku doręczenia pism sądowych powinny być w zasadzie dokonywane za pośrednictwem portalu, doręczanie przez operatora pocztowego nie jest przewidziane przez prawo, za wyjątkami wynikającymi z omawianego przepisu. Doręczenie jest czynnością procesową sądu, której immanentną cechą (znamieniem) jest dokonanie w formie przewidzianej przez prawo, można przyjąć, że jeżeli czynność procesowa sądu zupełnie nie spełnia wymogu zgodności z prawem, to nie miała miejsca. Jest to przypadek nie tyle wadliwości czynności procesowej sądu, co jej nieistnienia. Konsekwentnie więc, jeżeli po 3 lipca 2021 roku dokonano doręczenia przez operatora pocztowego, to dokonano je tylko w znaczeniu potocznym, a nie ze skutkiem procesowym. Dotyczy to wszystkich doręczeń, bez względu na datę wydania zarządzenia przez sędziego, więc czy zarządzenie wydano przed, czy po 3 lipca 2021 roku. Niepokojąca procesowo jest sytuacja, kiedy z pismem zamieszczonym w portalu przed 3 lipca pełnomocnik zapoznał się po 3 lipca, a przed 3 lipca 2021 roku wysłano to samo pismo tradycyjnie. Nie rozstrzygając tej kwestii, może to oznaczać, że skuteczne doręczenie nastąpiło w dacie zapoznania się z pismem zamieszczonym w portalu. Ustawa Covid-19 nie przewiduje przecież formy doręczenia dla wywołania jego skuteczności (pisma przewodniego, odpowiedniego oznaczenia pliku; mogą ją przewidywać zarządzenia prezesów sądów, jednak ma to jedynie charakter techniczny, wewnętrzny), zatem zapoznanie się w portalu z dokumentem opublikowanym po 3 lipca 2021 roku powinno skutkować jego doręczaniem. Jedno z tych doręczeń jest zgodne z prawem i skuteczne, więc otwiera bieg terminu. 

Można także przyjąć, że zamieszczenie pisma sądowego w portalu, bez żadnej informacji, czy dokonywane jest doręczanie na podstawie art. 15zzs⁹ ustawy Covid-19, nie jest doręczeniem, o którym mowa w Kodeksie postępowania cywilnego. Brak informacji o doręczaniu pisma dalece odbiega od standardu komunikowania się sądu ze stronami. Można bronić poglądu, że w takiej sytuacji nie doręczono pisma sądowego, co oznacza, że bieg terminu procesowego nie rozpoczął się i co może mieć znaczenie dla oceny, czy pozbawiono stronę możności obrony praw. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, ale możliwy do przyjęcia jest pogląd, że skuteczne są czynności procesowe strony dokonane przed początkiem biegu terminu, zatem przykładowo zaskarżenie orzeczenia przed jego prawidłowym doręczeniem przez portal, w sytuacji kiedy dokonano doręczenia przez operatora pocztowego. W większości przypadków doręczenie korespondencji w sposób tradycyjny, zamiast przewidzianego prawem przez Portal Informacyjny, zapewne będzie wyłączać wniosek o pozbawieniu strony możności obrony swych praw. Przykładowo zawiadomienie o terminie rozprawy i wydanie wyroku przy nieobecności strony zawiadomionej przez operatora pocztowego, a nie przez portal. Do rozstrzygnięcia pozostanie także sytuacja, kiedy strona dokona czynności procesowej po upływie terminu wyznaczonego doręczeniem przez portal, a mieszczącej się w terminie wyznaczonym doręczeniem tradycyjnym. 

Powyższe nie ma na celu rozstrzygania kwestii proceduralnych, a jedynie uświadomienie, ile problemów może się pojawić wskutek stosowania przepisów o doręczeniach, które powinny być proste, skuteczne, nie pozostawiać cienia interpretacyjnego (według filozofii H.L.A. Harta). Pojawia się jednak nieodparte pytanie, po co nam zajmować się tym wszystkim, skoro istnieją znacznie poważniejsze problemy stricte związane z wymierzaniem sprawiedliwości, więc na zupełnie innym poziomie ważności dla istoty procesu cywilnego, jak kredyty „frankowe” udzielone przedsiębiorcom, praktyczne reaktywowanie zasady rebus sic stantibus, niewykonanie zobowiązania wskutek pandemii. Wystarczyło wprowadzić vacatio legis na tyle długie, aby zarządzenia sędziów wydane przed wejściem w życie ustawy nie współistniały w czasie z doręczeniami przez Portal Informacyjny. Wydaje się, że konieczny jest daleko idący liberalizm w zakresie oceny zachowania terminów. Jak się okazuje, ustawodawca udowodnił, że liberalizm w formalistycznej interpretacji prawa istnieje, choć ta zbitka wydawała się dotychczas oksymoronem. Liberalizm jest ważny, mimo razów, które odbiera od współczesnych ekonomistów w ich dziedzinie. 

Mając na uwadze wskazany formalizm czynności procesowych i ocenę ich istnienia przy użyciu tego kryterium, nie jest możliwe odstąpienia od doręczeń za pośrednictwem portalu wskutek zarządzenie prezesa sądu, przewodniczącego wydziału albo sędziego za wyjątkiem art. 15zzs⁹ ust. 5 ustawy Covid-19.

Wątpliwości wywołuje zakres przedmiotowy doręczeń elektronicznych. Z ustawy nie wynikają żadne ograniczenia, co oznacza, że doręcza się także elektronicznie odpisy dokumentów, chyba że przewodniczący dojdzie do wniosku, że nie jest to możliwe zgodnie z art. 15 zzs9 ust. 5 ustawy Covid-19. Najważniejsze doręczenie odpisu orzeczenia albo orzeczenia z uzasadnieniem jest możliwe przez portal z uwagi na treść § 68 ust. 1 i 2 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2019 roku w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, który za dokumenty sądowe uznaje orzeczenia i uzasadnienia. Zgodnie z § 21 ust. 4 tego zarządzenia, pisma sądowe, określone w załączniku nr 3 do zarządzenia, zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, mogą być wysyłane bez podpisu. Nie stosuje się § 31 zarządzenia w zakresie wymogu zamieszczenia pieczęci urzędowej i poświadczenia za zgodność z oryginałem. Według § 21 ust. 6 zarządzenia, wdrożenie wysyłania pism sądowych bez podpisu określa zarządzenie prezesa sądu. Prezes sądu może rozszerzyć katalog pism wysyłanych bez podpisu ponad wymienione w załączniku nr 3. Rozszerzenie to nie może oczywiście objąć przesyłania odpisów orzeczeń będących tytułami wykonawczymi. W załączniku nr 3 do zarządzenia nie wymieniono jednak wyroków i uzasadnień, stąd konieczna niezwłoczna zmiana zarządzeń przez prezesów sądów. I po co tak się spieszyć z doręczeniami elektronicznymi? Wcześniej należało zmienić treść załącznika nr 3 do zarządzenia ministra, które notabene ma charakter wewnętrzny i nie jest źródłem prawa, obwiązuje pracowników sądu. 

Zasadnicze wątpliwości budzi również doręczenie pism przez Portal Informacyjny bez wprowadzenia obowiązku posiadania konta przez pełnomocników zawodowych. Można bronić tezy, że skoro doręcza się pisma sądowe przez portal, to oznacza, że należy mieć dostęp do portalu, więc tylnymi drzwiami obowiązek ten jednak wprowadzono. 

Nie wydaje się, aby dla skuteczności doręczeń elektronicznych miał znaczenie art. 134 k.p.c., według którego w dni ustawowo uznane za wolne od pracy, jako też w porze nocnej doręczać można tylko w wyjątkowych wypadkach za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu. W przepisie chodzi o doręczenia tradycyjne, ponieważ ma na celu ochronę miru domowego. Kiedy pismo odebrano w sobotę lub w niedzielę, termin ulegnie wydłużeniu, jeżeli jego koniec przypada na sobotę lub niedzielę.

Doręczeniom elektronicznym nie podlegają pisma sądowe, doręczane wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, np. zobowiązanie do złożenia pism przygotowawczych w związku z doręczeniem opinii biegłego (art. 15zzs⁹ ust. 2 ustawy Covid-19).

Odnoszę nieodparte wrażenie, że nieuzasadniony pośpiech ustawodawcy wpisuje się w istniejącą już tendencję uprzedmiotowienia podmiotów postępowania cywilnego. Wymiar sprawiedliwości sprawowany jest dla stron postępowania. Upodmiotowienie wymaga w pierwszej kolejności zawrócenia się w kierunku potrzeb stron, więc przygotowania narzędzi informatycznych i dłuższego vacatio legis. Strony i ich los procesowy nie były celem zmian legislacyjnych, a przedmiotem służącym wywołaniu innego efektu.