Podejmując powyższy temat, a zatem temat substytucji, obowiązku jej udzielenia i kolejnych związanych z tym powinności, powinno się właściwe zacząć od wyjaśnienia, czym owa substytucja jest i co to znaczy udzielić substytucji. Pozwolę sobie jednak nie tracić z oczu, iż zdecydowana większość osób, która będzie czytała ów artykuł to prawnicy praktycy i jako tacy bez zastanowienia wiedzą, że w niniejszym przypadku chodzi o nic innego, jak o zastępstwo jednego zawodowego pełnomocnika przez innego pełnomocnika. Przedmiotem tego artykułu nie będzie również charakter substytucji jako rodzaju pełnomocnictwa dalszego, bo choć temat bez wątpienia interesujący, to jednak już omówiony przez bardziej kompetentnych ode mnie w tym zakresie. Lejtmotywem niniejszego artykułu będą natomiast rozważania czy udzielenie substytucji jest tylko uprawnieniem czy też może obowiązkiem adwokata prowadzącego sprawę i jakie są związane z tym ciężary.
Należy stwierdzić, że zawodowy pełnomocnik jakim bez wątpienia jest adwokat, nie ma właściwie możliwości sprawnego funkcjonowania w dłuższym okresie bez konieczności udzielenia substytucji (pełnomocnictwa substytucyjnego)
czy to innemu adwokatowi czy radcy prawnemu czy też aplikantowi, do któregoś z tych zawodów. Wynika to z całego szeregu okoliczności dotyczących zarówno organizacji pracy sądów (zwiększająca się ilość spraw, zawiadamianie o terminach rozpraw za pośrednictwem poczty, bez możliwości ustalenia kalendarza z adwokatem), jak i realiów rynkowych, w których funkcjonują obecnie adwokaci (chociażby konieczność przyjmowania wielu, ale za to „mniejszych” spraw). Udzielenie substytucji może być do określonej czynności, czy też do całości sprawy i może mieć na celu zabezpieczanie interesów klienta, usprawnienie pracy kancelarii czy w końcu nawet ułatwienie sobie „adwokackiego życia” (np. przedłużenie urlopu, zmniejszenie natłoku obowiązków). Z całą pewnością ilu adwokatów, tyle powodów do udzielenia substytucji i nie ma co z tym polemizować.
Równie oczywistym, co powyższe twierdzenia, wydaje się być, że udzielenie substytucji jest uprawnieniem każdego adwokata. Gdyby jednak jakaś wątpliwość w tym zakresie powstała to wprost rozwiewa ją art. 25 ust. 3 ustawy z dnia 26 maja 1982 r. Prawo o adwokaturze (dalej określanej jako p.o.a.), wedle treści którego, w wypadku gdy adwokat prowadzący sprawę, nie może wziąć osobiście udziału w rozprawie lub wykonać osobiście poszczególnych czynności w sprawie, może on udzielić substytucji.
Wątpliwości może budzić jednak kwestia czy ustanowienie substytucji jest również obowiązkiem adwokata, a jeśli tak – to czy jest to obowiązek bezwzględny czy też może jego charakter zależy od okoliczności konkretnego przypadku.
Z poczynionych przeze mnie przy różnych okazjach obserwacji wynika, że większość moich kolegów po fachu (co dotyczy również radców prawnych) skłania się zdecydowanie ku tej ostatniej możliwości, uzależniając konieczność zapewnienia zastępstwa w osobie substytuta, przede wszystkim od sytuacji procesowej konkretnej sprawy, jak i poczynionych z klientem ustaleń.
W mojej ocenie jest to pogląd może nie tyle błędny, co jednak nie do końca trafny, jeśli uwzględni się całokształt regulacji ustawy p.o.a. oraz Zbiór Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu (dalej określanego jako KEA).
Po pierwsze,
bowiem adwokat co do zasady ma obowiązek udziału w każdej (dostępnej dla niego) czynności w sprawie, której podjął się prowadzenia, co wynika tak z istoty samego zawodu, jak i należytego wykonywania umowy łączącej go z klientem. Z punktu widzenia etyki obowiązek ten wyrażono w § 30 ust. 1 KEA, w którym wskazano, że adwokat obowiązany jest zawiadomić sąd lub organ, przed którymi występuje o niemożności wzięcia udziału w czynnościach. Obowiązek zawiadomienia wskazuje na wyjątkowość sytuacji nieobecności adwokata w czasie czynności.
Po drugie,
adwokat obowiązany jest każdorazowo zapewnić zastępstwo w przypadku urlopu lub innej przemijającej przeszkody tak, aby prowadzone przez niego sprawy nie doznały uszczerbku (art. 37 a ust. 1 p.o.a.), przy czym, chodzi tu o potencjalną możliwość wystąpienia uszczerbku. Skoro zatem adwokat ma obowiązek osobistego uczestnictwa w czynnościach zawodowych, a w braku takiej możliwości jest zobligowany do ustanowienia zastępstwa, to można wyprowadzić wniosek, że ustanowienie substytuta (udzielenie substytucji) jest nie tylko prawem, ale również obowiązkiem adwokata. Obowiązek ów, tak jak obowiązek uczestnictwa w czynnościach jest bezwzględny. W sprzeczności z powyższym nie stoi powoływany już wyżej, art. 25 ust. 3 p.o.a, który chociaż posługuje się słowem „może” w odniesieniu do czynności ustanowienia substytuta – to jednak w mojej ocenie – nie pozostawia adwokatowi napotykającemu przeszkodę do osobistego świadczenia usług, dowolności i swobody w podjęciu decyzji czy w ogóle ustanowić zastępcę w osobie substytuta, a jedynie wskazuje, iż jest to dopuszczalne wyjście z zaistniałej sytuacji. Adwokat może zatem albo tak zorganizować swój czas, żeby wykonać obowiązki osobiście albo też powinien ustanowić substytuta. Niemożność wykonania pierwszej z tych czynności, implikuje obowiązek podjęcia tej drugiej.
Każdy obowiązek powinien być wykonywany należycie. Twierdzenie to jest truizmem, który jednak pozwolę sobie wygłosić albowiem niejednokrotnie, kiedy wstępuję do sprawy prowadzonej wcześniej przez innego pełnomocnika, albo po prostu rozmawiam z „nie prawnikami”, którzy w przeszłości mieli kontakt z wymiarem sprawiedliwości, to często słyszę zarzuty dotyczące właśnie udzielania substytucji. Rzecz jasna, nie wszystkie one są zasadne i wynikają raczej z braku porozumienia między pełnomocnikiem, a klientem, co do woli tego ostatniego na reprezentowanie go przez substytuta. Niemniej jednak, ilość wyrazów niezadowolenia w tej materii, jest dostrzegalny. Jak mniemam, każdy adwokat intuicyjnie wie, jak prawidłowo udzielić substytucji. Widocznie jednak nie jest to pogląd powszechny, skoro w KEA zamieszczono dość szczegółowe regulacje w tym zakresie m.in. § 41 KEA – zobowiązujący adwokatów udzielających substytucji do pozostawienia substytutowi należytego czasu na przegotowanie, przekazanie mu wszelkich notatek i dokumentów. Szczególną staranność nakazano w przypadku udzielania substytucji aplikantowi.
Konkludując – udzielenie substytucji jest nie tylko prawem każdego adwokata, ale również jego obowiązkiem za każdym razem, kiedy nie może on osobiście wykonywać swych czynności zawodowych i winno być to czynione z należytą starannością. Działanie przeciwne może być nie tylko podstawą odpowiedzialności dyscyplinarnej, a w skrajnych przypadkach – odszkodowawczej, ale też może przynieść uszczerbek dla wizerunku zarówno udzielającego, jak i przyjmującego substytucję.
Moim osobistym pragnieniem jest, aby adwokaci nie traktowali substytucji jak koniecznego erzacu (jeden z moich klientów stwierdził, że substytucja to bardzo brzydkie określenie na innego adwokata, bo tak właśnie rozumiał to słowo), a raczej jako szansę uzyskania konsultacji czy opinii kolegi po fachu. Z osobistego doświadczenia wiem, jak miłe są słowa pochwały od zastępującego kolegi i jak cenne bywają poczynione przez niego uwagi. Zastępujmy się więc, a robiąc to działajmy z należytym szacunkiem do siebie, kolegów i pozostałych uczestników wymiaru sprawiedliwości.
