Szczecińskie środowisko prawnicze odnotowało fakt pojawienia się wątpliwości co do poświadczania przez radców prawnych i adwokatów kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. Wątpliwości te zasadzają się na – błędnym w mojej ocenie – przeświadczeniu, że radca prawny lub adwokat może potwierdzić kopię dokumentu za zgodność z oryginałem tylko wtedy, gdy ów oryginał widział. Zwrot „widzieć oryginał” rozumiem w tym wypadku jako „widzieć na własne oczy”, czyli mieć z nim fizyczny kontakt.
Tymczasem, żaden przepis nie nakłada takich ograniczeń. O istnieniu oryginału dokumentu radca prawny i adwokat mogą się dowiedzieć na wiele sposobów, nie tylko poprzez namacalny, osobisty kontakt z oryginałem.
Z oryginałem można się zapoznać np. podczas wideokonferencji, w trakcie której jest okazywany lub sporządzany. Poświadczyć można także dokumenty sporządzone w formie dokumentowej (np. oświadczenie innego adwokata o ustanowieniu substytucji) oraz dokumenty elektroniczne, poprzez jego wydrukowanie i poświadczenie, że oryginał został sporządzony w formie elektronicznej i został podpisany podpisem kwalifikowanym przez określoną co do tożsamości osobę.
Nie można wykluczyć również sytuacji, w której radca prawny poświadcza za zgodność z oryginałem odpis dokumentu, którego nigdy nie widział ani „na własne oczy”, ani poprzez zdalną transmisję obrazu, np. na skutek uzyskania wiarygodnego zapewnienie od innej osoby, że taki dokument istnieje (np. zapewnienie współpracującego adwokata, radcy prawnego, aplikanta, sekretarza czy asystenta).
Zanim ktoś uzna, że to już zbyt daleko idące stwierdzenie, niech się zastanowi nad tym, w jaki sposób poświadczenia za zgodność kopii z oryginałem dokonują adwokaci lub radcy prawni, którzy są niewidomi lub mają ograniczone możliwości poruszania się. Niewidomi pełnomocnicy korzystają z pomocy asystentów lub rozwiązań technicznych, które pozwalają odczytać treść dokumentu. Również pełnomocnicy z ograniczeniami ruchowymi, którym trudno jest osobiście udać się do miejsca położenia oryginału dokumentu, korzystają z zapewnień osób godnych zaufania oraz rozwiązań technicznych, najczęściej poprzez prowadzenie wideokonferencji w czasie rzeczywistym, do tego stopnia, że uwierzytelniają fotokopie wykonane przez zaufanych aplikantów.
Inną sprawą jest, że radca prawny i adwokat nie powinni poświadczać odpisów dokumentów za zgodność z oryginałem w tzw. zwykłym toku czynności, opierając się np. na zapewnieniu klienta, że oryginał „na pewno się znajdzie”. Klienta, choćby najbardziej słownego, nigdy nie należy traktować jako osoby godnej zaufania z uwagi na charakter tej relacji.
W praktyce problemy dotyczą najczęściej poświadczania za zgodność z oryginałem odpisów dalszych pełnomocnictw (substytucji), udzielanych przez innych radców prawnych lub adwokatów. Jeżeli adwokat z Warszawy udziela substytucji w formie zwykłej pisemnej radcy prawnemu ze Szczecina, to szanse na dostarczenie oryginału są niewielkie. Na szczęście przepisy nie ograniczają możliwości udzielenia substytucji do formy pisemnej. Może ona być udzielona również w formie dokumentowej oraz elektronicznej.
O ile z elektroniczną substytucją nigdy nie ma problemu, bo wymaga podpisu kwalifikowanego, o tyle forma dokumentowa jest mniej pewna. Stąd też radcy prawni i adwokaci zawsze powinni pamiętać, że ponoszą pełną odpowiedzialność (nie wyłączając karnej ani dyscyplinarnej) za fałszywe poświadczenie i muszą mieć stuprocentową pewność, że oryginał istnieje.
Podsumowując, należy z całą stanowczością stwierdzić, że radcy prawni i adwokaci mają pełną autonomię w zakresie korzystania z przyznanego im na mocy ustawy uprawnienia do poświadczania dokumentów za zgodność z oryginałem, z którą wiąże się pełna odpowiedzialność za skutki każdorazowego skorzystania z tego uprawnienia. Z kolei żaden przepis prawa nie przyznaje organom państwa, w tym sądom, kompetencji do kwestionowania takiego poświadczenia bez solidnych podstaw faktycznych.
Zakładanie z góry, że zawodowi pełnomocnicy posługują się fałszywymi pełnomocnictwami, stanowiłoby przejaw nieuzasadnionych uprzedzeń. •
Za konsultację do artykułu autor dziękuje panu mecenasowi Andrzejowi Góździowi z Lublina.
Zachęcamy do przeczytania artykułu „Niewidomi adwokaci prowadzą kancelarie” na stronie:
https://www.rp.pl/zawody-prawnicze/art12769471-niewidomi-adwokaci-prowadza-kancelarie
