Portal Informacyjny 3.0

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych jest rozwijany już od przeszło 10 lat. Kolebką Portalu Informacyjnego jest Sąd Apelacyjny we Wrocławiu.

W styczniu 2026 r. uruchomiona została najnowsza odsłona Portalu Informacyjnego w wersji 3.0, która z jednej strony całkowicie zmieniła dotychczasową szatę graficzną, a z drugiej została dostosowana do zmian przepisów wchodzących w życie od 1 marca 2026 r.

Zmiany stanowią kolejną odsłonę rewolucji cyfrowej. Opierają się przede wszystkim na uruchomieniu postulowanej od dawna dwustronnej komunikacji z sądami. Od 1 marca 2026 r. już nie tylko odbieramy doręczenia sądowe, ale także jesteśmy w stanie przesłać pisma do sądu, jak również dokonywać bezpośrednich doręczeń do pełnomocników stron. Ze względu na powyższe zmiany m.in. Naczelna Rada Adwokacka oraz Krajowa Izba Radców Prawnych przygotowały poradniki dotyczące praktycznych aspektów funkcjonowania Portalu Informacyjnego 3.0, które są dostępne do pobrania na stronach internetowych samorządów zawodowych.

Od 1 marca 2026 r. uruchomiona została nowa funkcja Portalu „biuro podawcze”. Na skutek zmiany przepisów postępowania cywilnego, jak i postępowania karnego umożliwiono składanie określonej kategorii pism za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. Obecnie jesteśmy w okresie przejściowym, w którym składanie pism przez Portal jest jedynie fakultatywne. Należy jednak pamiętać, że poczynając od 1 marca 2027 r., składanie konkretnych kategorii pism za pośrednictwem Portalu będzie dla pełnomocników zawodowych obowiązkowe, a złożenie pisma w dotychczasowej formie pisemnej będzie traktowane jako bezskuteczne. Sąd będzie przy tym zawiadamiał wnoszącego pismo o bezskuteczności czynności.

Już na wstępie należy zaznaczyć, że za pośrednictwem Portalu Informacyjnego nie można składać wszelkich pism procesowych, a jedynie te, na które bezpośrednio wskazuje ustawa. W przypadku postępowania karnego i wykroczeniowego można składać w tym trybie wnioski o sporządzenie i doręczenie uzasadnienia wyroku, apelację oraz zażalenia na postanowienia wydane w toku postępowania karnego i wykroczeniowego, a także odpowiedzi na apelację lub zażalenie w postępowaniu karnym oraz dalsze pisma w postępowaniu odwoławczym. Funkcjonalność została zatem obecnie ograniczona do postępowania odwoławczego. Należy zaznaczyć, że nie jest możliwe złożenie w tym trybie m.in. sprzeciwu od wyroku nakazowego ani pism w toku postępowania kasacyjnego. 

W postępowaniu cywilnym katalog składanych pism jest dużo szerszy i nie ogranicza się do postępowania odwoławczego. Zgodnie z art. 1251 § 2 k.p.c. adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej lub prokurator wnosi za pośrednictwem portalu informacyjnego:

  1. zgłoszenie się do udziału w sprawie;
  2. zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego;
  3. zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 oraz art. 3871 k.p.c.;
  4. oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację;
  5. wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego;
  6. apelację, zażalenie, z wyłączeniem zażaleń, o których mowa w art. 3941 § 1 i 11 k.p.c., lub skargę na orzeczenie referendarza sądowego;
  7. pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego;
  8. wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne takiego wniosku;
  9. wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i 11 k.p.c., z wyłączeniem wniosków w przypadkach, o których mowa w art. 7781, art. 7782, art. 7783 art. 787, art. 7871 , art. 788 oraz art. 789 k.p.c.;
  10. wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Jak widać, katalog pism jest szeroki, ale wybiórczy i dotyczy określonych kategorii pism. Konstrukcja „biura podawczego” została stworzona w ten sposób, aby możliwie ograniczyć pomyłki w tym zakresie. Na wstępie należy wybrać rodzaj wnoszonego pisma z zamkniętego wyboru katalogu pism. Następnie należy wskazać sąd i sygnaturę sprawy, przy czym system pokazuje nam podświetlone na zielono sygnatury spraw, do których mamy przyznany dostęp. Składanie pism nie dotyczy zwykłych pism procesowych. Może zatem dojść do sytuacji, w której pełnomocnik zgłasza swoje pełnomocnictwo do udziału w sprawie i musi to zrobić za pośrednictwem portalu, natomiast pismo procesowe prześle drogą tradycyjną. 

Rozszerzono także krąg podmiotów, które mogą zakładać konta w Portalu Informacyjnym. Dotychczas swoje konto w Portalu mogły posiadać jedynie osoby fizyczne. Obecnie wprowadzono możliwość założenia konta także dla podmiotów zbiorowych takich jak spółki prawa handlowego, fundacje, stowarzyszenia, a także jednostki administracji publicznej czy samorządy zawodowe. W przypadku podmiotu zbiorowego konieczne jest jednak wskazanie co najmniej jednej osoby fizycznej, która będzie pełnić funkcję „administratora” w imieniu podmiotu zbiorowego. Dodatkowo obowiązek posiadania konta dotyczy komorników oraz mediatorów stałych. Jeśli mediator jest jednocześnie pełnomocnikiem zawodowym, powinien założyć odrębne subkonto mediatora.

Nowa funkcjonalność Portalu pozwala na przesyłanie pism nie tylko do sądu, ale także do pełnomocnika strony przeciwnej. Funkcja biura podawczego umożliwia przeprowadzanie doręczeń wzajemnych za pośrednictwem zakładki „biuro podawcze” w Portalu Informacyjnym. Przesyłając pismo otrzymujemy potwierdzenie nadania, widzimy status odbioru, a po jego odebraniu możemy wygenerować potwierdzenie odbioru takiego pisma.

Przy okazji wprowadzania nowych przepisów od 1 marca 2026 r. z jednej strony zawężono i doprecyzowano katalog pism, wobec których nie obowiązuje stosowanie doręczeń bezpośrednich (m.in. nie dotyczy interwencji, zmiany powództwa, zarzutu potrącenia, pozwu wzajemnego), a z drugiej strony uchylony został obowiązek zamieszczania w treści pism procesowych oświadczenia o bezpośrednim doręczaniu pism do pełnomocnika strony przeciwnej, który komisja kodyfikacyjna uznała za zbyt rygorystyczny. Oświadczenie takie obecnie nie musi być już składane w treści pism procesowych, jednakże w miejsce tego obowiązku wprowadzona została procedura, która uprawnia sąd do badania, czy obowiązek został zachowany. Sąd może, na wniosek albo z urzędu, zażądać dowodu nadania pisma procesowego za pośrednictwem operatora, o którym mowa w art. 165 § 2 lub dowodu doręczenia, a w przypadku ich braku zarządzi zwrot pisma.

Każde pismo składane za pośrednictwem Portalu musi zostać opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym. Przepisy dopuszczają możliwość stosowania czterech rodzajów podpisów tj. podpisu kwalifikowanego, podpisu zaufanego, podpisu osobistego oraz w przypadku prokuratorów także zaawansowanego podpisu elektronicznego, który jest wydawany dla podmiotów publicznych.

Każdy złożony podpis musi posiadać ważny certyfikat. Ważność certyfikatu badana jest na moment złożenia podpisu, a nie na moment złożenia pisma za pośrednictwem Portalu. Systemy informatyczne zazwyczaj nie pozwalają na posłużenie się podpisem, który nie ma ważnego certyfikatu. Jeżeli jednak składamy podpis w innej dacie niż przesyłamy pismo do sądu, dla stwierdzenia ważności podpisu liczy się posiadanie certyfikatu w dacie złożenia podpisu, a nie wysłania pisma.

W toku postępowania cywilnego dopuszczono, aby pełnomocnictwo zostało udzielone w postaci elektronicznej i zostało opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym bądź podpisem osobistym. Warto przy tym zaznaczyć, że pełnomocnik zawodowy zgłaszający swój udział w sprawie ma obecnie także obowiązek wskazywania numeru wpisu na listę adwokatów bądź radców prawnych.

Razem ze zmianą przepisów k.p.c. i k.p.k. weszły w życie przygotowane przez Ministra Sprawiedliwości rozporządzenia wykonawcze, które w sposób szczegółowy doprecyzowują aspekty techniczne Portalu. W treści rozporządzeń znajdziemy dokładne informacje dotyczące dopuszczalnych formatów plików pism procesowych, a także wnoszonych załączników. Akceptowane są liczne powszechnie używane formaty plików tekstowych takie jak *.pdf, *.doc, *.rft, *.odt. Jako załączniki oprócz dokumentów można załączać m.in. także pliki audio i video np. w formatach *.mp3, *.mp4, *.wav. Zalecane jest jednak, aby wszelkie dokumenty były przesyłane w formacie A4.

Od 1 marca 2027 r. w przypadku gdy załącznik pisma procesowego, ze względu na jego właściwości, nie będzie mógł zostać skutecznie wniesiony wraz z tym pismem za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, załącznik ten należy wnieść do sądu w formie tradycyjnej z pominięciem Portalu Informacyjnego, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma procesowego.

A co jeśli system przestanie działać? W przepisach procedury cywilnej przewidziano sytuację awarii Portalu Informacyjnego. Jeżeli w danym dniu, w którym upływa termin do wniesienia pisma procesowego wystąpią ograniczenia w dostępności Portalu Informacyjnego leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie tego pisma, pismo to wnosi się najpóźniej w następnym dniu po dniu, w którym przywrócono dostępność tego Portalu, niebędącym dniem wolnym od pracy ani sobotą. Wystarczająca jest w tym przypadku nawet krótkotrwała awaria systemu w danym dniu. Przepisy mówią o tym, że następuje w takim przypadku zmiana terminu czynności, w związku z czym nie jest konieczne składanie wniosku o przywrócenie terminu, a następuje wydłużenie terminu z mocy prawa. Należy jednak pamiętać o tym, aby w piśmie procesowym wnoszonym zgodnie z powyższą procedurą uprawdopodobnić okoliczności związane z awarią systemu informatycznego, co jest wymogiem formalnym.

W przypadku postępowania karnego procedura awaryjna nie została jednak w ogóle przewidziana. W przypadku wystąpienia awarii systemu należy wraz z dokonaniem czynności złożyć wniosek o przywrócenie terminu na zasadach ogólnych tj. na podstawie art. 126 k.p.k.

Jak widać rewolucja cyfrowa w sądach powszechnych wchodzi na kolejny etap. Wprowadzenie nowych przepisów docelowo przyczyni się do przyspieszenia postępowań, obniżenia kosztów, a także będzie stanowić kolejny krok zmierzający ostatecznie do wprowadzenia przez sądy akt elektronicznych.

O autorze

W działach: In Gremio 183

Przewijanie do góry