Autorzy opracowania czynią założenie, iż mało prawdopodobnym jest, przy obecnej medialnej promocji „KSeF”, aby czytelnik niniejszego tekstu nigdy przedtem nie spotkał się z tym zwrotem. Obecnie „KSeF” pojawia się w zasadzie wszędzie: w radio, telewizji, mediach społecznościowych, prasie, szkoleniach i wszelkich innych dostępnych nośnikach informacji. Można zatem założyć (jeśli jest tak szeroko promowane przez ministerstwo), że to musi być coś co najmniej niebanalnego.
Jednocześnie KSeF miał powszechnie działać już w 2024 r., ale z uwagi na brak dostatecznego przygotowania przez Ministerstwo Finansów systemu (który mógłby funkcjonować poprawnie i bez zakłóceń), termin jego obowiązkowej adaptacji został przesunięty. Moment obowiązkowego stosowania KSeF nadejdzie niebawem, stąd też kilka słów o nim poniżej.
Czym jest KSeF
i jak będzie działać?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Trzeba dodać, że to system Ministerstwa Finansów. Ma on umożliwiać wystawianie faktur w ujednoliconym formacie (XML) i przesyłanie ich do centralnej bazy, skąd nabywca będzie mógł te faktury pobrać. Urząd skarbowy z kolei uzyska do tych dokumentów wgląd w czasie rzeczywistym. KSeF ma przyspieszyć obieg dokumentów, wyeliminować błędy oraz pomóc w wykrywaniu oszustw VAT.
Upraszczając, każda wystawiana przez polskiego podatnika faktura będzie musiała trafić do tego systemu i będzie posiadała tę samą strukturę (tj. rodzaj zawartych tam danych; ich konkretną kolejność; taki sam format tych danych). Oprócz ujednolicenia danych na fakturze, samo wprowadzenie KSeF będzie powodowało także uzyskanie przez fiskusa bieżących informacji (w czasie rzeczywistym) o transakcjach dokumentowanych fakturami (np. kto co komu sprzedał – konkretna nazwa towaru/usługi – ile i za ile, kiedy, jaki jest termin płatności, etc.) o poziomie szczegółowości dostępnym dotąd jedynie w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych przez organy podatkowe. KSeF będzie niespotykanym dotąd »
» zbiorem danych o transakcjach gospodarczych (szacuje się, że wystawianych w Polsce jest dziennie kilka milionów faktur) i potężnym narzędziem analitycznym dla skarbówki.
Podsumowując, zadaniem, jakie stanie przed przedsiębiorcami korzystającymi z KSeF, będzie dostarczanie do tego systemu faktur sprzedażowych (także korygujących). Następnie KSeF nada fakturze unikalny numer i znacznik czasu, potwierdzi moment jej wystawienia (czyli faktura będzie posiadała zawsze datę sprzedaży zgodną z rzeczywistym momentem jej wystawienia – nie będzie opcji tzw. antydatowania dokumentu). Następnie dokument stanie się dostępny dla nabywcy, który będzie mógł pobrać go z KSeF.
Od kiedy KSeF?
Faktycznie KSeF funkcjonuje już od kilku lat. Dotąd jednak działał bez obowiązku korzystania z niego przez mniejszych przedsiębiorców. W 2026 roku to się zmieni i poszczególne grupy podmiotów (ale uwaga, są także wyjątki) będą dołączać do systemu.
Po pierwsze, już od 1 lutego 2026 z systemu obowiązkowo korzystać będą duże podmioty, tj. takie, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dalej, począwszy od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców – czyli np. także prawników.
Czy jednak mniejsze firmy zupełnie nie powinny interesować się KSeF do kwietnia? Niekoniecznie. Zwróćmy bowiem uwagę na to, że system będzie już od 1 lutego 2026 r. posiadał (m.in. odbierał i przechowywał) faktury zakupowe tych właśnie mniejszych podatników, z tytułu zakupu towarów i usług od dużych podmiotów (np. stacje benzynowe, dostawcy mediów, duże sieci handlowe).
Podsumowując, od kwietnia 2026 r. prawie wszyscy czynni podatnicy VAT w Polsce będą musieli korzystać z KSeF przy wystawianiu i odbieraniu faktur. Warto zaznaczyć, że rok 2026 będzie okresem przejściowym, tj. bez kar za niestosowanie KSeF, czy błędne stosowanie.
Kto może działać poza KSeF?
Ustawodawca przewidział kilka wyjątków od obowiązku dostarczania faktur do krajowego systemu. Prawników zainteresować mogą głównie dwa z nich. Po pierwsze, nie muszą być wysyłane (ale mogą) do KSeF faktury wystawione na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności (i to nawet w przypadku, w którym przedsiębiorca jest obowiązany do wysyłania do KSeF faktur na rzecz innych przedsiębiorców). Po drugie, nie trzeba wysyłać do KSeF faktur sprzedaży, jeżeli łączna ich wartość (wraz z podatkiem) w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. Do wskazanej kwoty nie wlicza się faktur wystawionych na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, czy sprzedaży dokumentowanej paragonami. Z wyjątku będzie można korzystać maksymalnie do 31 grudnia 2026 r., chyba że w którymś z wcześniejszych miesięcy 2026 r. kwota faktur, o których mowa powyżej, przekroczy ww. próg. Wówczas w kolejnych miesiącach niezależnie już od wysokości sprzedaży w nich osiągniętych, przedsiębiorca powinien funkcjonować w KSeF.
Warto jednak zastanowić się, czy wykorzystywać ww. odstępstwo, jeśli faktury zakupowe od kontrahentów (a przynajmniej ich części – tych którzy nie będą mieli możliwości być poza KSeF) i tak będą znajdować się w KSeF. W takiej bowiem sytuacji przedsiębiorca zwolniony z wysyłania faktur sprzedaży do KSeF i tak prawdopodobnie będzie logował się do KSeF, aby pobrać faktury zakupowe.
Co KSeF zmieni w praktyce?
Przede wszystkim należy podkreślić, że regulacje stanowiące podstawę funkcjonowania KSeF nie zmieniają przepisów ustalających moment powstania obowiązku podatkowego, czy dat w jakich powinny być wystawiane faktury. Zmianie nie ulegną także zasady ewidencjonowania sprzedaży na kasie (wydawanie paragonów).
Przez działanie w czasie rzeczywistym, KSeF naturalnie uniemożliwi np. wystawianie faktur z wpisaniem innej daty niż faktyczny moment wystawienia faktury; nie będzie możliwości tzw. podmiany faktury (jedyną opcją zmiany błędnych danych na wystawionej w KSeF fakturze, będzie jej korekta wysłana do KSeF).
Wydaje się, że największe zmiany czekają tych, którzy do tej pory wystawiali faktury w formatce WORDa czy EXCELLa bądź też papierowo, wypełniając ręcznie druczki faktur. Takiej możliwości po wejściu w życie obowiązkowego KSeF po prostu nie będzie. Podatnicy ci będą musieli skorzystać z programu komercyjnego do fakturowania połączonego z KSeF lub z bezpłatnej Aplikacji Podatnika udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Z kolei przedsiębiorcy korzystający już obecnie z komercyjnych systemów do fakturowania, a tych jest znaczna większość, w zasadzie będą musieli jedynie „przeklikać” opcję wysyłania faktur do KSeF (uwierzytelnienie będzie następowało poprzez ePUAP), ewentualnie pobrać i wgrać certyfikat ze stron Ministerstwa Finansów. Samo „wejście” do KSeF nie jest procesem technicznie skomplikowanym.
Jak się przygotować na KSeF?
Każdy przedsiębiorca, który będzie objęty KSeF, powinien zawczasu (czyli prawdopodobnie już) pomyśleć o następujących elementach:
– program/aplikacja w jakim wystawia faktury (czy będzie współpracował z KSeF – informacji udzieli na pewno dostawca oprogramowania/aplikacji; nie spotkaliśmy jak dotąd dostawców, którzy nie byliby przygotowani na omawiane zmiany; dodatkowo wielu z nich organizuje szkolenia/webinary, w ramach których przedstawiane są techniczne instrukcje „wejścia” do KSeF);
– współpraca z biurem księgowym (uzgodnienia wymaga to, jak będą dostarczane dokumenty; czy biuro uzyska uprawnienia do pobierania dokumentów z KSeF);
– nadawanie/odbieranie uprawnień (przedsiębiorca może sam wystawiać i odbierać faktury w KSeF, może także nadać uprawnienia swoim pracownikom/księgowemu).
Wiele przydatnych i szczegółowych informacji odnośnie funkcjonowania KSeF znajduje się tu:
