Chciałoby się rzec – każdy słyszał, ale czy pamięta, że oprócz Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu, realizując zawód adwokata związani jesteśmy szeregiem dalszych przepisów tworzących ramy wykonywania zawodu? Przepis § 2 Zbioru Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu stanowi, że w przypadkach nieujętych w ,,Zbiorze’’ adwokat powinien kierować się zasadami ustalonymi w uchwałach władz samorządu adwokackiego, w orzecznictwie dyscyplinarnym oraz w normach zwyczajowych przyjętych przez środowisko adwokackie.
Wielu nie pamięta, że jednym ze źródeł zasad etyki adwokackiej i zasad wykonywania zawodu, obok „Zbioru”, jest Uchwała nr 140/2023 Naczelnej Rady Adwokackiej z dnia 1 grudnia 2023 roku „Regulamin wykonywania zawodu adwokata”. Być może dla części adwokatów przywoływanie konkretnych zapisów przedmiotowego aktu jawić się będzie jako zbędne, bowiem wychodzą z założenia, że każdy adwokat z pewnością go zna, jednakże praktyka pracy zastępcy rzecznika dyscyplinarnego prowadzi do konstatacji, że ten wydawałoby się podstawowy dla adwokatów akt, swoiste abecadło prowadzenia działalności adwokackiej, pozostaje albo zapomniany, albo jest nieznany wśród części adwokatów.
Celem niniejszego artykuły nie jest przytaczanie wszystkich zapisów „Regulaminu wykonywania zawodu adwokata”, ale skoncentrowanie się na jednym z nich, tj. § 8 ust. 1, który stanowi, iż „Umowa o świadczenie pomocy prawnej powinna być zawarta w formie pisemnej, chyba że jej przedmiotem jest porada prawna lub inna czynność jednorazowa.” Nie budzi żadnych wątpliwości, a wręcz oczywistym i logicznym wydaje się być to, iż przyjmując zlecenie do realizacji winniśmy zawrzeć z klientem umowę na piśmie. Jest to o tyle oczywiste, że ta ot prosta czynność chroni nie tylko klienta, ale przede wszystkim samego adwokata, choćby w zakresie możliwości dochodzenia wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Pisemna umowa powinna określać podstawowe zasady współpracy, przede wszystkim przedmiot zlecenia i ustalone honorarium. Można powiedzieć czynność prozaiczna, a jednak jakże niedoceniana, a czasami wręcz celowo pomijana przez niektóre koleżanki i kolegów. Natomiast brak umowy, czy też jej pisemnej formy skutkuje nierzadko koniecznością prowadzenia dochodzeń dyscyplinarnych w zakresie naruszenia podstawowych obowiązków zawodowych, czego zdaje się każdy z nas chciałby uniknąć. Jak wskazał Wyższy Sąd Dyscyplinarny w jednym ze swoich orzeczeń „Do obowiązków adwokata przyjmującego sprawę należy dokładne poinformowanie klienta o zakresie udzielonego i przyjętego zlecenia i sporządzenie jednoznacznych dokumentów, jak umowa i pisemne pełnomocnictwo.” (orzeczenie WSD z dnia 24 października 2009 r., sygn. akt WSD 19/09). Co prawda w samym Zbiorze Zasad Etyki Adwokackiej i Godności Zawodu nie znajdziemy odpowiednika przywoływanego przepisu, jednakże nie budzi wątpliwości, że powyższą powinność, poza obowiązkiem wynikającym z „Regulamin wykonywania zawodu adwokata”, możemy wyinterpretować z § 8 ZZEAiGZ, który stanowi o standardzie pracy adwokata oraz również z § 50 ZZEAiGZ odnoszącego się do wymogu zachowania skrupulatności w sprawach finansowych. Ten ostatni stanowi, że „Adwokat ma obowiązek poinformować klienta o wysokości honorarium lub o sposobie jego wyliczenia.” Obowiązek szczególnej skrupulatności adwokata względem klienta w zakresie rozliczeń finansowych jest także pomocny w interesie samego adwokata, pozwala bowiem na transparentne przedstawienie klientowi stanu jego zobowiązań. Niezależnie od stosowanego sposobu wyliczenia, honorarium powinno być w sposób jasny przedstawione klientowi, który powierzając sprawę, tym samym je akceptuje. Nie ulega wątpliwości, iż adwokatowi za prowadzenie sprawy przysługuje wynagrodzenie w kwocie ustalonej z klientem, niemniej to rolą właśnie adwokata jest zadbanie, aby klient wiedział precyzyjnie, jaka jest wysokość honorarium, jakie etapy postępowania ono obejmuje oraz w jakich kwotach i kiedy powinno zostać uiszczone (orzeczenie WSD z dnia 29 marca 2014 r., sygn. akt WSD 8/12). Taką skrupulatność i pewność uzyskamy, gdy ustalenia z klientem zostaną przelane na papier. Zawarcie pisemnej umowy pozwala także na transparentne przedstawienie klientowi nie tylko stanu jego zobowiązań finansowych, ale i praw, stanowiących granice zobowiązania dla samego adwokata, co jest szczególnie istotne, gdy w trakcie prowadzenia sprawy okazuje się, że oczekiwania klientów są dużo wyższe niż faktyczny przedmiot sprawy, na który strony się umówiły.
W praktyce działania pionu dyscyplinarnego dostrzegamy, że niektórzy adwokaci nie wiedzą albo zapominają o obowiązku zawierania umów z klientami na piśmie albo przynajmniej potwierdzania warunków zlecenia w postaci korespondencji mailowej, z której w sposób niebudzący wątpliwości wynikać będzie, że klient warunki umowy zlecenia, w tym warunki finansowe, zaakceptował. Takie działania stanowić powinny minimum w pracy każdego adwokata.
Brak pisemnej umowy zlecenia z klientem niezależnie od tego, że sam w sobie jest deliktem dyscyplinarnym, stanowi źródło wielu nieporozumień z naszymi mocodawcami, a w konsekwencji skarg na czynności czy zaniechania adwokata. Przedmiotem działań Rzecznika Dyscyplinarnego, a w dalszej kolejności Sądu Dyscyplinarnego jest poczynienie ustaleń, m.in. jaki był zakres zlecenia, czy też jakie były warunki wynagrodzenia, co generuje nie tylko konieczność prowadzenia czynności z udziałem osób trzecich, a co potencjalnie może ostatecznie, niezależnie od wyniku postępowania dyscyplinarnego odbić się przysłowiową czkawką na wizerunku adwokatury i zainteresowanego adwokata, którego postępowanie dyscyplinarne dotyczy. A przecież wielu wątpliwości czy przyczyn sporu można byłoby prosto uniknąć, gdyby tylko zechcieć przelać na papier to, co klient z adwokatem ustalił, kiedy między nimi panowała zgoda.
Tym samym, niejako z przymrużeniem oka, należałoby zaapelować, żebyśmy nie bali się zawierać umów na piśmie z klientami, realizując nie tylko obowiązek wynikający z adwokackich przepisów korporacyjnych, ale również chroniąc w ten sposób i siebie i swoich klientów.
